Gestione Documentale e Processi / Pubblica Amministrazione

Descrizione

l sistema Doc&Pro è stato pensato per offrire agli utenti della Pubblica Amministrazione uno strumento integrato per la gestione documentale e dei procedimenti amministrativi. Costituisce modulo fondamentale e di partenza, il sottosistema per la gestione del Protocollo Informatico.

Il sistema si presenta con un’architettura integrata composta da tre moduli con funzionalità distinte:

• PROTINF - Gestione del Protocollo Informatico,
• GESTDOC - Gestione Documenti,
• WORKFLOW - Gestione Procedimenti Amministrativi.

L'accesso al sistema è controllato mediante un meccanismo di autenticazione che, a discrezione dell’Amministratore di Sistema, può essere avvenire attraverso un Certificato di Autenticazione Digitale, che consente di identificare in modo univoco e certo l' identità della persona. o attraverso la consueta richiesta di utente e password personale gestita ai sensi del d.lgs.196/2003.

Il Protocollo Informatico - PROTINF

PROTINF è il sottosistema delle applicazioni di DOC&PRO che implementa efficacemente le operazioni di registrazione, segnatura, classificazione ed assegnazione dei protocolli, che costituiscono il "nucleo minimo" previsto dalle normative riguardanti la gestione informatica dei documenti da parte delle pubbliche amministrazioni. L'applicazione è stata progettata per gestire in maniera altrettanto efficace i protocolli informatizzati, ovvero i protocolli tradizionali (cartacei) che possono essere registrati e corredati dei documenti allegati.

Il sistema rende disponibile un modulo che consente di scannerizzare i documenti fuori linea rispetto alla fase di protocollazione e comunque di collegarli automaticamente ai documenti principali definiti nella fase iniziale.

Utilizza GESTDOC come repository documentale.

La Gestione Documentale - GESTDOC

GESTDOC è il sotto sistema di Gestione Documentale concepito per soddisfare l’esigenza di archiviazione e ricerca “intelligente” di contenuti all’interno di documenti, problematica comune a tutte le amministrazioni che ormai operano di continuo con documenti in formato elettronico.

Fornisce un valido ausilio alla archiviazione strutturata e sistematica dei documenti elettronici, ma soprattutto costituisce un potente strumento per il successivo reperimento, effettuato tramite un proprio motore di ricerca, che analizza i contenuti dei documenti in seguito a interrogazioni, anche complesse, formulate, in modo semplice e guidato, dall’utente finale.

La ricerca dei documenti può avvenire avviene secondo i seguenti criteri:

• ricerca guidata da ontologie,
• ricerca full text,
• ricerca per metadati.

E’ possibile archiviare i documenti in cartelle virtuali definibili direttamente dall’utente finale e accorparli per macro argomenti riconosciuti dal sistema come “Corpus” su cui è possibile circoscrivere la ricerca.

E’ possibile effettuare l’archiviazione ottica dei documenti sia in modalità ordinaria che sostitutiva.

La gestione dei Procedimenti Amministrativi - WORKFLOW

L’obiettivo che persegue il sistema è seguire il flusso delle attività affinché vengano correttamente svolte nel momento giusto e con le risorse giuste automatizzando i processi generalmente complessi durante i quali i dati, le informazioni e i documenti passano in modo guidato tra i vari "attori", o da un sistema ad un altro, sulla base di regole procedurali predefinite.

WORKFLOW consente l’attivazione dei processi in tre modalità distinte:

• manualmente, attraverso le funzioni rese disponibili agli utenti,
• da PROTINF, da cui eredita gli estremi del protocollo che lo ha innescato,
• da portale, attraverso le funzioni accedibili da un qualunque portale dei servizi.

Inoltre, sempre da portale, l’utente ha poi la possibilità di richiedere lo stato dei processi avviati (sia in lavorazione che completati) e delle richieste non ancora evase.

E’ possibile inserire allegati in ogni singolo passo di ogni attività del processo; gli allegati vengono memorizzati sul repository documentale di GESTDOC.

WORKFLOW rende possibile l’invio, anche in automatico, di messaggi di posta elettronica al completamento/terminazione di una qualsiasi attività del processo o per segnalare eventuali ritardi nell’esecuzione dell’attività.

Con WORKFLOW è possibile implementare algoritmi che guidano il passaggio tra una attività e la successiva sulla base di specifiche regole che tengono in considerazione alcuni parametri statistici che caratterizzano il sistema e le istanze di processo (per esempio numero di attività in carico ad un singolo utente, tempo medio di risoluzione dell’attività da parte di uno specifico utente).

• Sito del Produttore: IFM
• Link al subdimostratore